GDPR

Integritetspolicy för Vimarhem AB (GDPR)

Vad är en personuppgift?

En uppgift är en personuppgift om den, själv eller tillsammans med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Personuppgifter om dig är alltså all information som direkt eller indirekt identifierar dig, t.ex. ditt namn, personnummer, din e-postadress eller lägenhetsnumret till den lägenhet du hyr av oss. Även IP-nummer, cookies och andra krypterade uppgifter och elektroniska identiteter är personuppgifter, om de kan kopplas till dig eller någon annan fysisk person.

Vad är behandling av personuppgifter?

Alla typer av åtgärder som vi gör med dina personuppgifter är behandling av personuppgifter. Det kan t.ex. vara åtgärder som att uppgifterna samlas in, registreras i datasystem, organiseras i register, struktureras eller sammanställs, lagras på våra dataservrar, används eller lämnas ut till annan. Det kan också vara åtgärder som att sammanföra uppgifterna, begränsa omfånget av uppgiften, eller om vi raderar eller förstör uppgiften.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Personuppgiftsansvarig är Vimarhem AB (556478-5987) Lögstadsgatan 6, 598 39 VIMMERBY.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

I de flesta fall är det du som lämnar dina personuppgifter till oss, t.ex. när du registrerar dig i vår bostadskö, gör en intresseanmälan för en bostad, parkeringsplats eller lokal, när du gör en felanmälan eller kommunicerar med oss på något sätt.

För att bedöma om du uppfyller vår hyrespolicy inhämtas uppgifter om hur du skött tidigare boenden och/eller hur du i allmänhet sköter dina åtaganden från referenser du försett oss med och uppgifter om din ekonomiska situation inhämtas från kreditupplysningsföretag, inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten.

Vi kan även i övrigt uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta.

Även i andra fall kan vi få information om dig från andra, t.ex. om du är hyresgäst hos oss och vi får information från våra leverantörer av tjänster, från grannar, eller om du hyr i andra hand eller vill byta lägenhet och vi får information om dig från förstahandshyresgästen till den lägenhet du önskar att hyra.

När bostad, parkeringsplats eller lokal söks
När du registrerar dig i vår bostadskö behandlar vi de personuppgifter som du lämnat för att ställa dig i bostadskön. Vilka personuppgifter som är nödvändiga att du lämnar framgår av registreringsformuläret. Vi behandlar också dina personuppgifter för att uppdatera din köplats samt för att skicka ett meddelande till dig då får en ledig bostad, lokal, förråd eller parkeringsplats som motsvarar dina önskemål (om du är näst i tur på hyresobjektet). Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för vårt och ditt berättigade intresse att kunna registrera dig i kön. Om du inte lämnar personuppgifterna till oss kan du inte registrera dig i bostadskön.

Hantering av kundserviceärenden
I syfte att identifiera dig, kommunicera med dig och besvara dina frågor samt för att utreda eventuella klagomål- och supportärenden behandlar vi dina personuppgifter som är kopplade till den korrespondens och övriga uppgifter som du tillhandahåller oss när du besöker oss, eller kontaktar oss via telefon, e-post eller andra digitala kanaler. Den lagliga grunden är vårt och ditt berättigade intresse av att kunna hantera kundserviceärenden. Behandlingen är inte nödvändig för att vara registrerad i vår bostadskö, men om du inte lämnar personuppgifterna till oss kan vi inte bistå dig med kundservice.

När hyresavtal erbjuds
När du anmäler ditt intresse för att hyra en bostad, parkeringsplats, förråd eller lokal behandlar vi personuppgifterna som du registrerat i syfte att kunna erbjuda dig ett hyresavtal. För att bedöma om du uppfyller vår hyrespolicy innefattar behandlingen även i tillämpliga fall att vi inhämtar uppgifter om hur du skött tidigare boenden och/eller hur du i allmänhet sköter dina åtaganden från referenser du försett oss med och uppgifter om din ekonomiska situation (t.ex. uppgift om din inkomst, eventuella betalningsanmärkningar, eller skulder) från kreditupplysningsföretag, inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten. Om du blir erbjuden objektet du sökt behandlar vi dina kontaktuppgifter för att skicka dig ett erbjudande om att komma på visning. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att vi ska kunna erbjuda dig att ingå ett hyresavtal med oss. Om vi inte behandlar dina personuppgifter kan vi inte erbjuda dig ett hyresavtal.

Om din intresseanmälan avslås
Om din intresseanmälan avslås på grund av misskötsamhet i samband med ett tidigare hyresavtal behandlar vi uppgifter om ditt avslagsbeslut under en begränsad tid. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att spara information om grunden för avslagsbeslutet.

När du har ett hyresavtal
Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera hyresförhållandet och uppfylla våra åtaganden gentemot dig, vilket t.ex. innebär att vi skickar hyresavier till dig, administrerar din betalning, registrerar nycklar kopplat till ditt namn och telefonnummer och registrerar taggar till elektroniska nyckelsystem samt ditt lägenhetsnummer. Beroende på vilken typ av bostad, lokal eller förråd du hyr av oss kan vi behandla information från individuell el-, värme- och vattenmätning. Om du gör en felanmälan eller önskar arbete utfört behandla vi dina kontaktuppgifter, lägenhetsnummer och information om det du vill ha åtgärdat. Vi behandlar också dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig i olika sammanhang, t.ex. för att besvara din kommunikation eller frågor till vår kundservice, skicka uppgift till dig om bokade besiktningar eller arbeten. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att fullgöra våra skyldigheter under hyresavtalet med dig. Om vi inte behandlar dina personuppgifter har vi inte möjlighet att fullgöra våra åtaganden mot dig. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Tjänster och service
Vi behandlar dina personuppgifter för att erbjuda dig tjänster och service utöver vad som reglerats i hyresförhållandet. Den lagliga grunden för behandlingen är en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och bibehålla en god kundkontakt med dig. Om vi inte behandlar dina personuppgifter kan vi inte erbjuda dig tjänster eller service utöver våra uttryckliga skyldigheter enligt hyresavtalet.

Administrering av ansökningar om att byta bostad eller andrahandsuthyrning
Vi behandlar uppgifter både om dig som är vår hyresgäst och dig som är intresserad av att bli hyresgäst hos oss för att behandla och ta ställning till ansökan. I båda fallen får vi dessa uppgifter från dig. Den lagliga grunden för vår behandling är en intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för vårt och ditt berättigade intresse att behandla och ta ställning till ansökan. Om vi inte behandlar dina uppgifter kan vi inte godkänna din ansökan om att byta bostad eller andrahandsuthyrning.

Administrering av borgensmän, gode män, förvaltare, fullmaktstagare, dödsbodelägare, kontaktpersoner/avimottagare
Vi behandlar kontaktuppgifter till dig som är borgensman, god man, förvaltare, fullmaktstagare, dödsbodelägare, kontaktperson eller avimottagare till någon av våra hyresgäster för att administrera hyresförhållandet med vår hyresgäst. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av administration av och kommunikation rörande vårt hyresförhållande med den hyresgäst som du har ett uppdrag för. Om vi inte behandlar dina personuppgifter kan vi inte kommunicera med dig.

Bostadsanpassning
Om din bostad är föremål för bostadsanpassning behandlar vi uppgifter om bostadsanpassningen inklusive vissa uppgifter om din hälsa. Den lagliga grunden för vår behandling är att kunna genomföra de sökta åtgärderna inom ramen för hyresavtalet. Om vi inte behandlar dina personuppgifter kan vi inte genomföra bostadsanpassning.

Information angående störningar eller annan påverkan
Inom ramen för störningsärenden, förekomst av ohyra eller annan påverkan behandlar vi ditt namn, information om boende och uppgifter om eventuella störningar, missförhållanden eller annan påverkan i din eller annans lägenhet eller angränsade ytor. Om du gör anmälan behandlar vi ditt namn och din adress och andra personuppgifter du väljer att lämna till oss. Om du själv blir föremål för ärendet behandlar vi uppgift om din identitet och adress och de uppgifter som vi får från den som vidtagit anmälan. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för att fullgöra våra skyldigheter och tillvarata rättsliga anspråk enligt hyresavtalet. Om vi inte kan behandla uppgifterna har vi inte möjlighet att fullgöra våra åtaganden mot våra hyresgäster.

Passageloggar i elektroniska nyckelsystem
Om du hyr lägenhet, förråd eller parkeringsplats i en fastighet som har ett elektroniskt nyckelsystem samt om du använder tvättstuga med tagg behandlar vi passageloggar från det elektroniska nyckelsystemet hänförliga till gemensamma utrymmen i fastigheten för tekniskt underhåll och kundservice. Den lagliga grunden för vår behandling är vårt och ditt berättigade intresse av att kunna förebygga och åtgärda tekniska avbrott kunna ge dig god kundservice.

När vi behandlar personuppgifter för statistik och uppföljning
Vi behandlar information du lämnar vid deltagande i boendeenkäter, nöjdhetsundersökningar, uppföljning av entreprenörers och leverantörers arbeten och liknande för vår interna statistik och uppföljning. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av uppföljning, statistik och förbättrings- och förändringsarbete.

När vi har en skyldighet enligt lag

Utöver den behandling av personuppgifter som anges här ovan, behandlar vi även personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Det innebär att vi behandlar dina personuppgifter för att följa våra lagstadgade skyldigheter som hyresvärd, bokföringslagen, tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar, arkivlagen och andra tvingande lagar.

Hur har vi gjort vår intresseavvägning när den lagliga grunden är vårt berättigade intresse?

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. I intresseavvägningen har vi bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse av att inte få dina personuppgifter behandlade. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Du hittar våra kontaktuppgifter i början av den här informationen.

Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Vi säljer aldrig personuppgifter till tredje part. I vissa fall överför vi dock dina personuppgifter till tredje parter. Om du vill få mer detaljerad information om vilka som mottar dina uppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss.

- Leverantörer som tillhandahåller olika typer av IT-system och tjänster som är nödvändiga för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet och fullgöra våra åtaganden mot dig.

- Entreprenörer och liknande som utför reparationsarbeten, renoveringar eller annan typ av åtgärd i din bostad eller din lokal.

- Andra tjänsteleverantörer som vi använder för att skicka information till dig.

- Inkassobolag, andra rättsliga biträden, Kronofogdemyndigheten, hyresnämnden, allmän domstol eller socialnämnd vid eventuell försening av betalning av hyra, störningar, missförhållanden eller andra rättsliga krav på dig hänförligt till hyresförhållandet eller annars.

- Myndigheter. Om vi har en rättslig skyldighet att göra det lämnar vi ut dina personuppgifter till myndigheter på deras eller din begäran, eller på eget initiativ.

- Överlåtelse av fastighet. Vid eventuell försäljning av delar av vårt fastighetsbestånd kan dina personuppgifter överföras till potentiell förvärvare.

Var behandlas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera din registrering så länge du söker bostad, lokal eller parkeringsplats hos oss och så länge uppgifterna är relevanta och aktuella. Om du inte är hyresgäst hos oss kan du när som helst meddela oss att du inte vill stå kvar i vår bostadskö.

Behandling av personuppgifter inom ramen för administrering av ditt hyresförhållande sparas så länge hyresförhållandet pågår. Vissa uppgifter sparas under en tid därefter. Uppgifter som krävs för bevakning av rättsliga anspråk som rör hyresavtalet sparas i två år efter att hyresavtalet upphört. Om ditt hyresavtal har upphört p.g.a. misskötsamhet sparar vi information om din identitet och uppgift om varför ditt hyresavtal upphörde under tre år. Om vi har något krav på dig sparar vi information om din identitet och grund för kravet till dess vi fått fullt betalt för vårt krav, eller så länge kravet kan göras gällande rättsligt.

Bilder från allmän kameraövervakning/kamerabevakning raderas automatiskt efter fjorton dagar. Passageloggar i elektroniska nyckelsystem sparas i fjorton dagar. Uppgifter om störningsärenden raderas tre år efter avslutat ärende eller så snart de inte längre kan göras gällande rättsligt.

Uppgifter för att behandla och ta ställning till ansökan om bostadsbyte, överlåtelse eller andrahandsuthyrningar raderas när lägenhetsbytet, överlåtelsen eller andrahandsuthyrningen är avslutat. Om din ansökan om bostad, lokal eller parkeringsplats, eller ansökan om bostadsbyte, överlåtelse eller andrahandsuthyrning avslås, raderas uppgifterna efter avslaget, såvida du inte registrerat dig på vår hemsida och står kvar som sökande. Om avslagsbeslutet beror på att du inte uppfyller vår hyrespolicy raderas uppgifter om grunden för avslagsbeslutet efter två år.

Dina personuppgifter sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Det innebär att vi sparar uppgifter som krävs för att följa tillämplig lagstiftning i enlighet med lag. Vi vill särskilt notera att vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Hur kan du påverka vår behandling av dina personuppgifter?

Du har enligt gällande dataskyddslagstiftning vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. För att får mer information om dina rättigheter eller utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

- Du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas av oss och du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

- Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade och komplettera ofullständiga personuppgifter.

- Under vissa förutsättningar har du rätt att begära radering av dina personuppgifter.

- Om någon behandling grundar sig på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallelsen får dock ingen effekt på den behandling som skett innan återkallelsen ägde rum.

- Under vissa förutsättningar har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten föreligger också om du har invänt mot behandlingen och vi inte ännu utfört kontroll av om vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att inte få personuppgifterna behandlade.

- Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att vi har berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än ditt intresse av att inte få personuppgifterna behandlade kommer dina personuppgifter inte längre behandlas för detta ändamål.

- Du har under vissa förutsättningar rätt att kräva att dina personuppgifter överförs i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

- Rätt att inge klagomål. Du har rätt att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet. Du lämnar med fördel ett sådant klagomål till myndigheten i det land inom EU/EES som du bor eller arbetar i. Tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.